Gestión documental de proyectos dentro del ERP

Problema

Los documentos de un proyecto acaban dispersos en carpetas de red que nadie encuentra dos años después. El problema no es guardarlos, es que el fichero pierde el vínculo con el proyecto al que pertenece: quien lo guardó sabía dónde estaba, y esa persona ya no está o ya no se acuerda.

Solución

El módulo ancla cada documento al proyecto dentro del propio ERP. La referencia deja de depender de una ruta de red y pasa a ser parte del dato del proyecto, que es donde ya está todo lo demás.

Los documentos de un proyecto no son todos iguales, así que la clasificación no es única. Cada tipo tiene su estrategia: lo que identifica a un documento y cómo debe archivarse no se decide igual para un contrato que para un albarán o una certificación.

Por encima hay un modelo de metadatos propio, que es lo que permite buscar por criterios del negocio y no por nombre de fichero. El módulo incluye además el cálculo de los costes de transporte asociados al proyecto, que en este circuito llegan documentados.

Arquitectura

Por qué está montado así

El vínculo entre documento y proyecto vive en el ERP, no en la estructura de carpetas. Las carpetas las reorganiza cualquiera un viernes por la tarde.

Cada tipo de documento tiene su estrategia de clasificación. Forzar un criterio único obliga a dejar campos vacíos o a rellenarlos mal, que es peor.

El modelo de metadatos es propio, para poder buscar por criterios de negocio sin depender de cómo se llamó el fichero.

Los costes de transporte se calculan dentro del módulo y quedan colgados del proyecto, junto a la documentación que los justifica.

Resultado

Módulo de gestión documental integrado en el circuito de proyectos del ERP, con clasificación por tipo y metadatos consultables.